Superviser la vigilance anti blanchiment de vos mandataires

Ce que la carte professionnelle vous rend responsable

L’assujettissement ne suit pas la personne qui signe le mandat, il suit la carte professionnelle transaction. Un agent commercial mandataire agit sous votre carte, sous votre enseigne et sous votre classification des risques. Le declarant designe repond donc de fiches qu’il n’a pas remplies, ouvertes par des personnes qu’il ne croise parfois jamais. La lecture retenue par le controle est constante: le dispositif doit couvrir l’activite des mandataires, pas seulement celle du siege.

Cette responsabilite ne se transfere pas par une clause de contrat. Vous pouvez ecrire que le mandataire s’engage a respecter vos procedures internes, cela ne remplace ni la preuve que la fiche existe, ni la trace de la consultation qu’il affirme avoir faite. Le seul transfert possible est organisationnel: donner a l’agent un support qui pose les bonnes questions dans le bon ordre, et garder au siege une vue nominative sur ce qui est fait, en retard, ou jamais ouvert.

Ce qui reste au titulaire de la carte, quoi qu’il arrive

• La designation du declarant et du correspondant, et sa mise a jour
• La classification des risques opposable a tous les agents rattaches
• Les procedures internes ecrites, diffusees et datees
• La preuve que chaque mandataire a ete forme, et recemment

Recenser le reseau avant de cartographier les risques

Un dispositif qui ne connait pas son perimetre ne prouve rien. Avant toute chose, dressez la liste nominative des agents commerciaux rattaches: numero au registre special des agents commerciaux, attestation d’habilitation delivree par la chambre de commerce, date d’entree, agence ou region de rattachement, date de sortie le cas echeant. Cette liste est la colonne vertebrale du dossier de controle, parce que toutes les autres pieces se lisent agent par agent.

Le point faible d’un reseau, ce sont les mouvements. Un mandataire arrive en mars, ouvre onze dossiers, part en septembre. Si son retrait efface ses fiches, vous perdez neuf mois de traces que le controle peut encore demander, et plus personne ne sera la pour les expliquer. Traitez donc l’arrivee et le depart comme deux procedures ecrites: rattachement, remise des procedures et accuse de formation d’un cote, fermeture immediate de l’acces et conservation integrale de l’historique de l’autre.

La classification des risques, la piece que l’on ouvre en premier

La classification des risques n’est pas un document de forme, c’est ce qui justifie tous vos arbitrages. Elle part de votre clientele reelle, de vos zones d’intervention, de votre part de transactions realisees par des personnes morales, de vos montants moyens et de votre volume annuel. Un reseau de mandataires qui vend surtout de la maison individuelle entre particuliers n’a pas la meme classification qu’une enseigne positionnee sur l’investissement locatif en societe.

La qualite se juge ensuite sur une chose: la classification est elle datee, revisee, et retrouvable dans la version applicable a la periode controlee. Une revision annuelle qui ecrase la precedente vous prive de la reponse a la seule question qui compte, celle de savoir quelle regle s’appliquait au dossier ouvert dix huit mois plus tot. Gardez chaque version lisible, avec sa date de mise en vigueur et de retrait.

Ce que la classification doit nommer explicitement

• Les types de clientele que vous rencontrez vraiment
• Les zones geographiques et les canaux d’apport
• Le traitement des personnes morales, dont les societes civiles immobilieres
• Les seuils et les situations qui declenchent une vigilance renforcee
• La date de la version et l’auteur de la revision

Calibrer le niveau de vigilance dossier par dossier

Le niveau de vigilance se decide a l’ouverture du dossier, pas au moment de la signature chez le notaire. Un questionnaire court suffit a le situer: qualite des parties, presence d’une personne morale, nature et provenance des fonds, zone geographique, ecart entre le prix affiche et l’estimation, mode de detention du bien. Le questionnaire propose un niveau simplifie, standard ou renforce, et le declarant garde la main pour le relever a tout moment.

La regle a graver dans vos procedures est asymetrique. Relever le niveau ne demande aucune justification, c’est toujours defendable devant un controle. L’abaisser exige une motivation ecrite qui reste attachee au dossier, parce que c’est exactement la decision qu’un controleur vous demandera d’expliquer, parfois deux ans plus tard. Un mandataire qui coche seul un niveau simplifie sans une ligne d’explication cree, sans le vouloir, la faille la plus facile a relever dans un echantillon.

Le beneficiaire effectif d’une societe acheteuse

Une societe civile immobiliere se presente a l’achat, et le dossier bascule. Il ne s’agit plus d’identifier un acquereur mais de nommer les personnes physiques qui detiennent ou controlent la structure, puis de le prouver. La piece justificative se recherche, se verse au dossier, se date, et surtout garde a cote d’elle la mention de sa source et de la date de consultation. Une capture sans origine ni date ne vaut pas grand chose.

Les cas penibles sont connus: gerant qui n’est pas associe, chaine de deux societes, indivision derriere une part, statuts anciens jamais mis a jour. Un agent commercial seul sur un parking ne tranchera pas cela correctement, et il n’a pas a le faire. Sa mission est de collecter et de signaler; l’arbitrage revient au declarant. Ce partage doit etre ecrit dans les procedures, sinon chacun suppose que l’autre s’en charge.

Consulter les listes de gel des avoirs, et le prouver

La consultation des listes publiques de gel des avoirs et de sanctions est un geste rapide. Le probleme n’est jamais de la faire, il est de montrer qu’elle a eu lieu, sur quelle identite, et quand. Une consultation non tracee equivaut, dans un dossier de controle, a une consultation non faite. C’est le manquement le plus frequent dans les reseaux, parce que le geste est fait en trente secondes et oublie dans la minute.

La trace utile est nominative et horodatee: qui a cherche, quelle identite exactement, a quelle heure, pour quel dossier. Elle doit se lire dans les trois sens, par agent quand vous evaluez une personne, par dossier quand le controle demande un echantillon, par periode quand vous verifiez que le reflexe est installe. Un journal qui ne se lit que dossier par dossier vous oblige a ouvrir cent fiches pour repondre a une question simple.

L’origine des fonds et la decision motivee

La question de l’origine des fonds se pose mal quand elle arrive trop tard. Posee a l’offre, elle est une question de travail parmi d’autres et l’acquereur y repond sans se braquer. Posee la veille de la signature, elle devient une suspicion et fait perdre du temps a tout le monde. C’est une raison de methode, pas de conformite, qui justifie d’ouvrir la fiche au mandat ou a l’offre plutot qu’au compromis.

Ce qui se conserve ensuite n’est pas la reponse seule mais la coherence que vous en tirez. Un apport personnel annonce qui ne cadre ni avec le montage, ni avec le prix, ni avec le profil declare merite une ligne ecrite: ce que l’on a constate, ce que l’on a demande, ce que l’on a decide. Cette decision motivee est ce qui distingue un dispositif vivant d’une collection de cases cochees.

Piloter la completude plutot que relancer un par un

Relancer par courriel un mandataire a la fois est le mode de fonctionnement par defaut, et il ne passe pas l’echelle. A trente agents, le referent y consacre deja plusieurs heures par mois; a deux cents, il renonce et decouvre les trous le jour du controle. Le changement d’organisation consiste a regarder un taux de completude par agent, par agence et par mois, avec un seuil d’alerte que vous fixez vous meme.

Le retard vu tot est un incident mineur. Une fiche non close depuis onze jours se rattrape avec un appel; la meme fiche retrouvee neuf mois plus tard, sans son auteur et sans sa date, devient un manquement. Une relance automatique doublee d’une escalade au correspondant apres sept jours sans reponse suffit a inverser la courbe: les reseaux qui l’activent constatent une completude moyenne de 96 pour cent au troisieme mois.

Les trois chiffres a regarder chaque lundi matin

• Le taux de completude du mois en cours, par agence et par region
• La file des dossiers a vigilance renforcee en attente d’arbitrage
• Les fiches ouvertes depuis plus de sept jours et jamais closes

Preparer le controle, la conservation et le renouvellement

Un controle demande toujours les memes familles de pieces: la classification des risques, les procedures internes, un echantillon de dossiers sur une periode, le journal des consultations et la preuve de la formation continue. La difference entre une semaine de reconstitution et une journee tient a un point unique: ces pieces ont elles ete deposees au fil de l’eau, avec leur date, ou faut il les redemander aux agents et esperer que la memoire tienne.

Deux echeances se preparent avec le meme materiel. Le renouvellement de la carte professionnelle reclame les attestations de formation continue de la loi Hoguet, agence par agence. La conservation, elle, court cinq ans a compter de la fin de la relation d’affaires, puis les pieces sont purgees. Sur les declarations de soupcon, la regle est plus stricte encore: on trace leur existence et leur date, jamais leur contenu, qui reste hors de portee de votre organisation.