Comparatif
Vigilaria ou le tableur de suivi et les relances par courriel
Presque tous les referents ont commence ainsi: un tableur partage avec une ligne par mandataire, des colonnes par mois, une couleur pour le retard, et des relances envoyees a la main. Cette organisation a des qualites reelles, elle est gratuite et immediatement modifiable. Elle a aussi un point de rupture assez previsible, qui arrive plus tot qu’on ne le croit.
Le comparatif poste par poste
| Critere | Vigilaria | le tableur de suivi partage et les relances par courriel |
|---|---|---|
| Mise en place | Parametrage initial du referentiel, environ deux heures avec le declarant | Immediate, une feuille et quelques colonnes |
| Ce qui est suivi | La fiche elle meme, ses pieces et ses traces | Une declaration du referent sur ce que l’agent affirme avoir fait |
| Valeur de preuve | Pieces horodatees, auteur et source attaches a chaque geste | Une cellule cochee, modifiable apres coup sans laisser de trace |
| Saisie par le mandataire | Fiche guidee sur telephone, dix minutes pour une vente courante | Aucune, ou un envoi de pieces par courriel a retraiter |
| Relance des retards | Automatique, escalade au correspondant apres sept jours | A la charge du referent, chaque mois, agent par agent |
| Vigilance renforcee | File d’arbitrage alimentee des l’ouverture du dossier | Signalee si le mandataire pense a prevenir |
| Conservation | Cinq ans, hebergement en France, purge automatique ensuite | Depend du compte, des partages et de la personne qui part |
| Dossier de controle | Un fichier unique, fiches, pieces, journal et classification | Le tableur, plus une collecte de pieces dispersees dans les boites |
| Passage a l’echelle | Jusqu’a cinq cents agents dans une seule console | Tenable jusqu’a une trentaine de lignes, penible au dela |
Le tableur suit des declarations, pas des preuves
La colonne cochee dans un tableur dit une seule chose: le referent a note que l’agent lui a dit avoir fait le necessaire. Elle ne contient ni la piece d’identite consultee, ni la piece de beneficiaire effectif, ni l’heure de la consultation du registre des gels. Le jour du controle, la bonne foi ne se verse pas au dossier; la piece datee, oui.
S’ajoute un defaut discret mais serieux: une cellule se modifie apres coup sans laisser de trace. Une ligne remplie en urgence la veille d’une visite ressemble en tout point a une ligne remplie au fil de l’eau. Cette absence d’horodatage prive votre suivi de toute valeur probante, y compris quand le travail a reellement ete fait.
Le point de rupture arrive vers trente mandataires
Tant que le referent connait chaque agent par son prenom, le tableur tient. Au dela d’une trentaine de lignes, la relance mensuelle devient un travail a part entiere: retrouver qui n’a pas repondu, reecrire, verifier la reponse, mettre a jour la couleur. Ce temps ne produit aucune preuve, il produit seulement un tableau a jour.
Le basculement se voit dans un chiffre simple: le nombre d’heures de relance par mois. Notre calculateur de cout de la vigilance le chiffre a partir de vos effectifs reels. Passe une demi journee mensuelle, le tableur ne vous fait plus economiser un abonnement, il vous coute plus cher que lui en temps de referent.
Ce que le tableur ne pourra jamais montrer
Trois pieces manquent structurellement. Le journal nominatif des consultations des listes de gel, parce que la consultation se fait ailleurs et ne laisse rien dans la feuille. La motivation ecrite du niveau de vigilance retenu, parce qu’une colonne ne recoit pas un raisonnement. La classification des risques dans la version applicable a la periode, parce qu’un fichier ecrase l’ancien.
Ces trois absences ne genent pas la vie courante, elles genent le controle. Ce sont aussi les trois points sur lesquels un echantillon de dossiers se casse le plus vite, parce qu’ils demandent une trace deposee au moment du geste et qu’aucune reconstitution posterieure ne peut honnetement les fabriquer.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon choix pour une agence de quelques collaborateurs, ou pour un reseau qui demarre et n’a pas encore vingt agents actifs. Il est gratuit, il se change en trente secondes, et il permet de comprendre son propre besoin avant d’acheter quoi que ce soit. Tenez le serieusement pendant six mois: vous saurez alors combien de dossiers vous ouvrez, quelles colonnes vous utilisez vraiment, et vous choisirez ensuite un outil en connaissance de cause.
Le verdict
Le tableur est un excellent brouillon de dispositif et un mauvais dossier de controle. Il organise votre pensee, il ne prouve rien. Tant que vous suivez moins de vingt agents et que la relance vous prend une heure par mois, gardez le. Au dela, vous payez deja Vigilaria en temps de referent, sans en avoir les traces horodatees ni l’export en un fichier.
Questions frequentes
- Peut on importer notre tableur existant ?
- Oui. La liste des agents, leur rattachement et les references de dossiers en cours se reprennent par import au format tableur. Vous ne repartez pas d’une feuille blanche, et l’historique deja saisi reste consultable a cote des fiches nouvellement ouvertes.
- Un tableur partage suffit il pour un controle ?
- Il peut servir d’inventaire, jamais de preuve. Le controle demande des pieces datees et un journal de consultations, pas un tableau de suivi. Prevoyez donc, si vous restez au tableur, une organisation de classement des pieces aussi rigoureuse que le tableau lui meme.
- Combien de temps coute la relance a la main ?
- Cela depend de vos effectifs et de votre taux de retard. Comptez le en heures avec notre calculateur de cout de la vigilance: la plupart des referents de reseaux de plus de cinquante agents y consacrent entre quatre et dix heures par mois.
Vigilaria ou le tableur de suivi et les relances par courriel
Le tableur est un excellent brouillon de dispositif et un mauvais dossier de controle. Il organise votre pensee, il ne prouve rien. Tant que vous suivez moins de vingt agents et que la relance vous prend une heure par mois, gardez le. Au dela, vous payez deja Vigilaria en temps de referent, sans en avoir les traces horodatees ni l’export en un fichier.