Le calendrier de l annee du referent anti blanchiment en immobilier

La régularité fait l’année du référent anti blanchiment en immobilier. Chaque obligation produit une pièce à verser au dossier de contrôle DGCCRF. Le calendrier ci dessous situe ces jalons et la trace attendue.

Nous nous appuyons sur la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet et la carte professionnelle délivrée par la chambre de commerce et d’industrie, l’article L. 561-4-1 du code monétaire et financier sur l’évaluation et la classification des risques, et le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 relatif à la formation continue des professionnels de l’immobilier. Le reste est une méthode simple et documentée.

Debut d’année: les attestations qui conditionnent l’exercice

Responsabilité civile professionnelle et garantie financière

Récupérez sans attendre les attestations qui conditionnent l’exercice, puis classez les dans le dossier permanent. La responsabilité civile professionnelle et, selon les activités, la garantie financière, sont typiquement renouvelées en début d’exercice. Demandez un exemplaire nominatif par entité dotée d’une carte, vérifiez adresses et activités déclarées.

La pièce attendue : attestations originales datées, avec période couverte. Annexez une page de couverture listant les pièces et la date de récupération pour faciliter la mise à jour du dossier par agence et par période.

Dans Vigilaria, le module Registre des mandats permet d’adosser ces attestations au dossier permanent, avec trace horodatée de dépôt. Le référent visualise, par agence, les éléments manquants et relance les responsables locaux.

Mise à jour de la liste des collaborateurs habilités

Mettez à jour la liste des collaborateurs habilités et des agents commerciaux mandataires rattachés à la carte professionnelle transaction. Le titulaire de la carte reste responsable de la vigilance effectuée par ces mandataires à distance. La liste précise pour chacun : nom, statut, date d’habilitation, périmètre d’intervention et rattachement à la carte.

La pièce produite est un état daté et signé, conservé avec les attestations d’assurance et de garantie. Cette liste soutient la diffusion de la classification des risques, la planification de la formation continue loi Hoguet et la sélection de l’échantillon de contrôle interne.

Premier trimestre: la révision de la classification des risques

Ce qui doit être relu: clientèle, produits, canaux, géographie

Relisez la cartographie des risques au sens de l’article L. 561-4-1 du code monétaire et financier : évaluation et classification propres à l’enseigne. Partez des opérations réellement traitées l’an dernier : mandats, offres, compromis, localisation, provenance de la clientèle, canaux d’acquisition, situations ayant déclenché une vigilance renforcée. Ajustez les critères : personnes morales acheteuses (notamment la société civile immobilière acheteuse et la recherche du bénéficiaire effectif), interpositions, opérations atypiques au regard du profil client.

Visez l’utile : un tableau de risques à jour, deux ou trois scénarios de vigilance renforcée reformulés, et une précision sur la consultation du registre des gels d’avoirs suffisent souvent. Complétez avec la recherche du bénéficiaire effectif d’une SCI acheteuse, pas à pas, pour rendre la preuve constante.

La trace de la révision, plus importante que sa longueur

Soignez la version : datez, diffusez, archivez, et listez les destinataires, notamment les agents commerciaux mandataires actifs. Une version numérotée avec historique de modifications prouve que le document vit. Mettez en miroir la mise à jour des procédures internes : fiche de vigilance attendue, décision motivée en fin d’examen, consultation des listes publiques de gel des avoirs avec preuve horodatée.

Dans Vigilaria, l’assistant de classification des risques est versionné annuellement et lié à la fiche de vigilance mobile. Le réseau reçoit la nouvelle grille, la console de supervision restitue la complétude par agent et par mois, pour cibler l’accompagnement. Pour un rappel des exigences, relisez les obligations LCB FT du titulaire de la carte, centrées sur la réalité d’un réseau de mandataires.

Période	Action	Pièce produite	Point de preuve
Début d’année	Assurances et habilitations	Attestations et liste datées	Page de couverture signée
Premier trimestre	Révision des risques	Classification versionnée	Historique de diffusion
Deuxième trimestre	Contrôle interne	Rapport bref	Échantillon tracé
Rentrée	Formation continue	Attestations ciblées	Heures AML isolées
Fin d’année	Revue et purge	Décisions d’habilitation	Journal de purge

Deuxième trimestre: le contrôle interne sur échantillon

Choisir un échantillon défendable

Basez le contrôle sur un échantillon explicable. Tirez des dossiers par agence et par agent sur les trois étapes du flux immobilier : mandat, offre, compromis. Panachez dossiers classés sans risque et dossiers à vigilance renforcée, puis vérifiez chronologie des actes, identification du client, recherche du bénéficiaire effectif pour les sociétés, consultation du registre des gels d’avoirs et décision motivée. Il s’agit de confronter la procédure écrite à la pratique, sans viser l’exhaustivité.

• Motif de sélection par dossier, consigné avant la revue.
• Liste des pièces vérifiées, avec présence ou absence.
• Chronologie, y compris l’horodatage des étapes clés.
• Écarts relevés et mesure corrective décidée.

Dans un réseau de mandataires, l’échantillon doit refléter l’hétérogénéité des pratiques à distance. La console Vigilaria donne la complétude par agent et par mois, pour concentrer la vérification où elle est la plus utile. Le contenu des déclarations de soupçon n’est jamais stocké, seule leur existence et leur date sont tracées, ce qui documente la réaction du réseau sans exposer d’éléments sensibles.

Le rapport court qui suffit

Un rapport bref, daté et signé, suffit : méthode d’échantillonnage, synthèse des écarts, décisions prises, suivi envisagé. La pièce doit être exploitable, alimenter la révision suivante de la classification et déclencher, si besoin, des relances ciblées auprès des mandataires concernés.

Inspirez vous de le récit complet d’un contrôle DGCCRF pour calibrer un rapport proportionné à votre réseau. Un contrôle interne régulier, même modeste, prouve que le dispositif vit et oriente l’accompagnement.

Rentrée: le compte des heures de formation

Le volume annuel et la possibilité de lisser sur trois ans

À la rentrée, faites le point sur la formation continue de la loi Hoguet, pour le titulaire de la carte professionnelle transaction et les collaborateurs habilités. Le décret n° 2016-173 fixe les volumes et autorise un raisonnement sur trois années consécutives. Un suivi consolidé par personne est indispensable, en distinguant activités couvertes et type de contenu suivi.

La pièce attendue est un relevé individuel des heures acquises, à date, avec liste des organismes, thématiques et attestations. Ce relevé éclaire les inscriptions à planifier au dernier trimestre pour respecter la trajectoire triennale. Pour sécuriser l’argumentaire, vous pouvez renvoyer aux textes officiels accessibles depuis consulter les textes applicables sur Legifrance.

Isoler le volet anti blanchiment dans les attestations

Identifiez clairement, dans les attestations, les heures consacrées au dispositif LCB FT : classification des risques, vigilance renforcée, identification du bénéficiaire effectif, consultation du registre des gels d’avoirs, obligations du déclarant et du correspondant Tracfin. Cette ventilation rend lisible l’effort de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme.

Dans Vigilaria, le suivi de la formation associe à chaque collaborateur ses attestations et filtre les heures dédiées à l’anti blanchiment. Le référent voit, par agence, l’avancement et planifie des sessions ou rappelle les obligations individuelles avant l’échéance de renouvellement de la carte.

Fin d’année: revue des agents et purge des pièces

Les agents inactifs, les habilitations à retirer

Organisez la revue des rattachements : qui a réellement travaillé, qui est inactif, quelles habilitations restent à jour. La pièce produite est une liste d’arbitrages datée et signée par le titulaire de la carte, actant retraits d’habilitation devenus sans objet et nouvelles entrées encadrées par une procédure d’accueil documentée.

Profitez en pour rappeler les responsabilités : le titulaire de la carte assure le contrôle du dispositif ; le déclarant et le correspondant Tracfin portent la relation avec la cellule de renseignement financier, selon le schéma défini en interne. Les règles propres à l’enseigne, communiquées et opposables, cadrent la vigilance à distance par les mandataires.

Ce qui sort du dossier après cinq ans

Traitez la purge : les pièces de vigilance se conservent cinq ans puis sont supprimées. Organisez et tracez la suppression. Un journal de purge liste les dossiers sortis, période couverte, référence commerciale, motif de suppression à échéance. Vous évitez les conservations indéfinies et prouvez la règle documentaire.

Vigilaria accompagne ce cycle : chaque fiche de vigilance est horodatée, la preuve de consultation des listes publiques de gel des avoirs est conservée avec sa date et sa source, et l’outil propose un export par agent et par période. Pour approfondir l’organisation des flux, voyez aussi trois méthodes pour suivre la vigilance de vos mandataires et choisissez celle qui correspond à votre réseau.

L’échéance triennale: préparer le renouvellement de la carte

Les pièces à rassembler plusieurs mois avant

La carte professionnelle transaction, délivrée par la chambre de commerce et d’industrie au titre de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, se renouvelle sur dossier. Plusieurs mois avant l’échéance, vérifiez : identité et honorabilité du dirigeant, justificatifs d’assurance et, le cas échéant, de garantie financière, relevé de formation continue du cycle écoulé. Anticiper évite les échanges de dernière minute avec la CCI et sécurise la continuité d’activité.

La pièce utile est un dossier de renouvellement préparatoire daté, reprenant les éléments rassemblés en début et en cours d’année. Incluez la liste des collaborateurs habilités à jour pour garantir la cohérence entre périmètre de la carte et intervenants commerciaux.

Pourquoi la formation se prépare dès la première année

La formation continue se conçoit sur trois années consécutives : les heures manquantes de l’an 1 se rattrapent mal en fin de cycle. Tenez dès la première année un relevé individuel des heures, en isolant le volet LCB FT, pour alimenter le dossier CCI et éviter les concentrés de formation mal positionnés.

Vigilaria consolide ces éléments dans un export unique : la console de supervision réseau restitue la complétude par agent, par agence et par mois, montre les dossiers à vigilance renforcée en attente d’arbitrage, relance automatiquement les retardataires, et permet d’éditer le dossier de contrôle DGCCRF en un fichier. L’arbitrage central repose sur des preuves horodatées.

En synthèse

Une année bien tenue se lit dans quelques pièces datées : attestations d’assurance, liste d’habilitations, classification des risques versionnée, bref rapport de contrôle interne, relevés de formation, décisions de fin d’année et journal de purge. Ce fil documentaire rend le dossier immédiat le jour du contrôle.

Vigilaria a été conçu pour soutenir ce rythme : fiche de vigilance mobile guidée en trois niveaux, preuve horodatée des consultations, supervision réseau et export du dossier de contrôle par agent et par période. Pour organiser ces jalons avec vos équipes et choisir un périmètre adapté, consultez les formules Vigilaria pour votre réseau.