Arrivee et depart d un mandataire: la checklist du referent

Dans un réseau de mandataires, l’entrée et la sortie d’un agent commercial ne se résument pas à un formulaire d’habilitation. Elles fixent le cadre de la vigilance, du premier mandat jusqu’à la conservation des pièces. Cette checklist propose un ordre, des pièces et des preuves à garder pour pouvoir répondre sans hésiter à une demande de contrôle.

Le fil conducteur est simple: produire la pièce au moment où le geste est accompli, conserver la trace écrite de l’instruction donnée comme de l’exécution, et vérifier tôt que les fiches de vigilance existent vraiment. Les références utiles sont rappelées à chaque étape, notamment la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet, le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 relatif à la formation continue et l’article L. 561-12 du code monétaire et financier.

Avant le premier mandat: constituer le dossier d’habilitation

L’attestation demandée à la chambre de commerce et d’industrie

L’attestation d’habilitation, également appelée attestation de collaborateur, est demandée par le titulaire de la carte professionnelle transaction à la chambre de commerce et d’industrie. Sans cette attestation, l’agent commercial mandataire ne peut ni négocier, ni s’entremettre, ni s’engager pour votre compte. Conservez la demande, la preuve de délivrance et la date de début de validité. Mentionnez clairement le périmètre d’intervention et l’absence de réception de fonds.

Le contrat d’agent commercial et l’immatriculation au registre spécial

Avant toute prise de mandat, le contrat d’agent commercial doit être signé et l’immatriculation au registre spécial des agents commerciaux tenue à jour. Le contrat précise le rattachement à votre carte, les limites de représentation et les obligations de vigilance. Archivez le contrat signé, l’extrait d’immatriculation récent et, si nécessaire, le pouvoir de représentation aux signatures prévues par la loi Hoguet.

L’assurance et la mention de non exercice de la réception de fonds

Le dispositif interne doit encadrer la non détention de fonds par l’agent. La mention expresse de non exercice de la réception de fonds, effets ou valeurs figure dans le contrat et dans les consignes opérationnelles. Côté assurance, vérifiez que la responsabilité civile professionnelle couvrant l’activité est effective, soit par la police du titulaire pour ses collaborateurs couverts, soit par une assurance propre du mandataire selon l’organisation. Conservez l’attestation en cours de validité.

Sur le volet anti blanchiment, réunissez et remettez les documents de départ: classification des risques de l’enseigne, procédures internes applicables, formulaires types de fiche de vigilance par étape du dossier, modalités de remontée des alertes vers le déclarant et le correspondant Tracfin. Le cadre doit être connu avant le premier mandat.

Pièce	Base	Qui la détient
Attestation d’habilitation CCI	Loi Hoguet	Titulaire de la carte et agent
Contrat d’agent commercial	Loi Hoguet, droit commercial	Titulaire de la carte
Immatriculation au registre spécial	Code de commerce	Agent, copie au titulaire
Attestation d’assurance RC	Pratique professionnelle	Titulaire et, selon les cas, agent
Classification des risques et procédures	LCB FT	Titulaire, copie remise à l’agent

Pour le texte intégral des références, vous pouvez consulter le site Légifrance.

Le jour du rattachement: remettre le cadre et en garder la preuve

Classification des risques et procédures internes remises contre accusé

Le jour du rattachement, remettez la classification des risques de l’enseigne et les procédures internes applicables à l’agent. La remise doit être matérialisée: accusé de réception signé, version datée, ou preuve électronique d’ouverture. Ce document, simple à produire, manque trop souvent dans les dossiers de contrôle alors qu’il établit le socle de votre dispositif.

Noms et coordonnées du déclarant et du correspondant

Transmettez les coordonnées du déclarant et du correspondant Tracfin, avec les délais attendus pour la remontée d’un doute. L’agent commercial doit savoir précisément à qui signaler un profil à vigilance renforcée, ce qui déclenche une revue d’ensemble du dossier et une décision qui n’appartient pas au mandataire. Rappelez l’existence du registre des gels d’avoirs et l’obligation de consultation des listes publiques à chaque étape clé.

Formation d’entrée au dispositif et attestation conservée

Organisez une formation d’entrée courte et ciblée sur le parcours de vigilance: identification, bénéficiaire effectif pour les sociétés, consultation du registre des gels d’avoirs, origine des fonds, conservation des pièces. Conservez l’attestation de formation, la date, le programme et l’émargement. Pour un rappel des attendus côté titulaire, voir les obligations LCB FT du titulaire de la carte.

Astuce de preuve: joignez à l’accusé la version de l’année en cours de vos procédures. En cas d’audit, vous montrerez immédiatement ce qui était en vigueur le jour de la remise, sans devoir reconstituer l’historique.

Les trente premiers jours: vérifier que les fiches existent vraiment

Le contrôle du premier mandat et de la première offre

Le premier mandat et la première offre d’achat sont vos jalons de vérification. Ouvrez les deux dossiers et contrôlez l’existence d’une fiche de vigilance par étape: mandat, offre, puis promesse ou compromis. Regardez la chronologie, le niveau de vigilance retenu, la présence des pièces datées, la justification de l’éventuelle vigilance renforcée et la preuve horodatée de consultation du registre des gels d’avoirs.

Le point de dix minutes en visioconférence

Un point de dix minutes suffit si vous l’outillez: partage d’écran, fiche de vigilance ouverte, et liste des contrôles à dérouler. Ciblez les points qui se perdent vite dans l’habitude: orthographe des noms, cohérence des documents d’identité, recherche du bénéficiaire effectif pour une société civile immobilière acheteuse, conservation de la source consultée. Si besoin, utilisez notre guide dédié à la recherche du bénéficiaire effectif d’une SCI acheteuse.

• Vérifier l’identification et la correspondance des pièces
• Tracer la consultation des listes de gels d’avoirs
• Justifier la décision de niveau de vigilance
• Confirmer l’absence de réception de fonds par l’agent

Clôturez le point par un courriel bref récapitulant l’état de complétude et les corrections demandées, daté et archivé avec le dossier de l’agent. C’est ce message qui montrera votre pilotage effectif si l’on vous interroge ultérieurement.

En cours de collaboration: quatre points de contrôle par an

Un rythme trimestriel permet de garder la main sans alourdir la relation. Prévoyez quatre points par an, à date fixe, avec un ordre du jour stable et une trace écrite systématique. Le contrôle porte autant sur la complétude des fiches que sur les signaux faibles: dossiers en vigilance renforcée en attente d’arbitrage, retards de pièces, ou anomalies récurrentes sur un même type d’opération.

Le plan de chaque revue peut tenir sur une page:

• Completude des fiches de vigilance par dossier ouvert sur la période, avec vérification de l’horodatage
• Liste des dossiers à vigilance renforcée et décisions prises ou à prendre
• Heures de formation suivies depuis la précédente revue, selon le décret n° 2016-173
• Mise à jour des coordonnées, renouvellement de l’attestation CCI et vérification d’assurance

Chaque point donne lieu à un compte rendu daté, même bref, qui mentionne les pièces contrôlées, les écarts et les actions correctrices avec responsable et échéance. Lors d’un contrôle, la cohérence de ces comptes rendus trimestriels suffit souvent à établir que votre dispositif vit réellement sur la durée. Pour se préparer aux évolutions des attentes, voyez aussi ce qui change dans le contrôle de la vigilance immobilière.

Le départ: sept gestes dans l’ordre

Retrait de l’habilitation auprès de la chambre de commerce et d’industrie

Dès que la décision de sortie est actée, demandez le retrait de l’attestation d’habilitation auprès de la CCI. Conservez la demande envoyée, la preuve d’enregistrement et la date d’effet. Informez l’agent par écrit des conséquences sur l’exercice de l’activité et la date de fin d’utilisation des supports commerciaux.

Reprise des mandats en cours et des dossiers ouverts

Recensez les mandats actifs, offres et compromis en cours. Désignez le repreneur, informez les clients et mettez à jour les registres. Les pouvoirs de signature et les délégations internes doivent être révoqués puis réattribués. L’objectif est d’éviter toute discontinuité et d’empêcher une intervention postérieure d’un agent non habilité.

Récupération des fiches de vigilance et des pièces jointes

Le titulaire de la carte demeure responsable de la conservation des pièces pendant cinq ans au sens de l’article L. 561-12 du code monétaire et financier. Le risque principal est connu: des fiches restent sur un téléphone personnel, impossibles à produire deux ans plus tard. Organisez donc la reprise intégrale des fiches de vigilance et de leurs pièces jointes, centralisées sur un support maîtrisé par l’enseigne, avec preuve de la date de transfert.

1. Clôturer les accès informatiques et récupérer les supports contenant des pièces
2. Exporter les fiches de vigilance et logs d’horodatage par dossier
3. Vérifier l’existence et la date d’éventuelles déclarations de soupçon, sans en conserver le contenu
4. Contrôler la complétude des dossiers en cours et documenter les manquants
5. Archiver, par période, les preuves de consultation du registre des gels d’avoirs
6. Documenter l’information envoyée aux clients sur le changement d’interlocuteur
7. Mettre à jour la fiche de suivi de l’agent et clôturer

Si vous souhaitez visualiser la manière dont ces éléments sont attendus en contrôle, lisez le récit complet d’un contrôle DGCCRF dans un réseau de mandataires. Vous y retrouverez les pièces le plus souvent demandées au titulaire de la carte.

La fiche de suivi à conserver pour chaque agent

Au delà des dossiers, un document récapitulatif par agent fait gagner un temps précieux. Il concentre l’ensemble des informations utiles pour répondre rapidement à une demande: dates d’entrée et de sortie, références d’habilitation CCI, formation suivie, points de contrôle réalisés, incidents traités et décisions rendues. Une page claire vaut mieux qu’un dossier épars.

Conservez cette fiche avec les justificatifs correspondants. En pratique, elle répond à la plupart des questions posées en début de contrôle, puis oriente le contrôleur vers les pièces archivées. Pour cadrer votre année de revues et d’archivage, le calendrier du référent anti blanchiment en immobilier peut servir de trame opérationnelle.

En synthèse

À l’entrée, sécurisez l’habilitation, remettez les procédures et formez. Dans le premier mois, contrôlez le premier mandat et la première offre pour corriger tout de suite. En régime de croisière, tenez vos revues trimestrielles courtes, datées et orientées vers les dossiers en vigilance renforcée. Au départ, exécutez les sept gestes dans l’ordre, en gardant l’export des fiches et des preuves de consultation des gels d’avoirs.

Si vous voulez rendre ces pratiques systématiques, la console de supervision réseau, l’export du dossier de contrôle et la fiche de vigilance mobile existent déjà. Découvrez la console de supervision de Vigilaria et voyez comment vous pouvez, en un fichier, produire le dossier de contrôle DGCCRF de tout le réseau.