Comparatif
Vigilaria ou le module de conformite du logiciel de transaction
La plupart des enseignes ont deja un logiciel de transaction, et beaucoup y trouvent un onglet conformite. La question n’est donc pas de savoir s’il faut un outil de plus, mais si ce que produit cet onglet tient devant un controle portant sur dix huit mois et sur des agents commerciaux disperses. Voici ce que couvre chacun des deux, sans caricature.
Le comparatif poste par poste
| Critere | Vigilaria | le module de conformite inclus dans le logiciel de transaction |
|---|---|---|
| Perimetre couvert | Tous les agents rattaches a la carte, agences et mandataires | Les seuls dossiers effectivement saisis dans le logiciel |
| Niveau de vigilance | Questionnaire de risque, trois niveaux, abaissement motive par ecrit | Le plus souvent une case unique, sans motivation conservee |
| Beneficiaire effectif | Piece recherchee, versee, datee, avec la source de la consultation | Champ de saisie libre, rarement adosse a une piece |
| Gel des avoirs | Journal nominatif: identite recherchee, heure, agent, dossier | Consultation faite ailleurs, rarement journalisee par agent |
| Vue au dessus du dossier | Completude par agent, par agence et par mois, avec seuils d’alerte | Lecture dossier par dossier, sans agregation par personne |
| Relance des retards | Automatique, puis escalade au correspondant apres sept jours | Courriel manuel du referent, un agent a la fois |
| Classification des risques | Assistant de redaction, versions datees, anciennes versions lisibles | Document bureautique tenu a part, hors du logiciel |
| Dossier de controle | Un fichier unique pour la periode et le perimetre choisis | Extraction dossier par dossier, a recomposer a la main |
| Depart d’un mandataire | Retrait en libre service, historique integralement conserve | Acces ferme, sort des fiches variable selon le parametrage |
| Cout visible | De 79 a 249 euros HT par mois selon le perimetre, puis 0,90 euro par agent | Inclus dans l’abonnement metier, sans ligne budgetaire dediee |
Une case cochee n’est pas une preuve horodatee
Un module integre est concu autour du dossier de transaction: mandat, offre, compromis, acte. La conformite y est un attribut du dossier, souvent une case et un commentaire. Cela suffit a se souvenir qu’on a fait quelque chose, cela ne suffit pas a montrer qui l’a fait, a quelle date, sur quelle identite, et pourquoi le niveau de vigilance retenu etait le bon.
Vigilaria part de l’autre bout: chaque geste depose sa propre preuve, avec son auteur, sa date et sa source. C’est plus exigeant a l’instant ou l’on remplit, et c’est precisement ce qui fait la difference le jour ou un controleur demande un echantillon de dossiers sur une periode passee et compare ce qui est ecrit avec ce que l’agent se rappelle.
Le logiciel connait les dossiers, pas le reseau
Un logiciel de transaction organise l’information par bien et par dossier, parce que c’est son metier. Le referent, lui, a besoin de l’organiser par personne: quels agents sont a jour, lesquels n’ont rien ouvert depuis six semaines, quelle region decroche. Cette bascule d’axe est rarement disponible dans le module inclus, et c’est elle qui manque le lundi matin.
Sur un reseau de deux cents mandataires, la difference se mesure en heures de relance. Savoir que quatorze agents sont sous le seuil permet d’agir sur quatorze personnes. Ne disposer que d’une liste de dossiers incomplets oblige a remonter soi meme du dossier vers l’agent, puis a ecrire quatorze courriels a la main, chaque mois.
La double saisie, objection legitime et reponse concrete
L’argument le plus solide en faveur du module inclus est l’absence de double saisie. Il merite d’etre pris au serieux: personne ne veut retaper des references de dossier deja presentes ailleurs, et un agent commercial a qui l’on demande d’ouvrir deux applications en ouvrira une seule, celle qui lui rapporte une commission. Toute organisation qui ignore cette realite echoue au bout de deux mois.
La fiche de vigilance ne redemande que ce qui manque au logiciel de transaction: la piece de beneficiaire effectif, la trace de consultation des listes de gel, la question sur l’origine des fonds et la decision motivee. Les references de dossier sont reprises par import au format tableur, et le mandataire retrouve ses dossiers en cours des l’ouverture de la fiche, sur son telephone.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous etes une agence independante, avec deux ou trois collaborateurs salaries sous le meme toit, un volume de quelques dossiers par mois et un logiciel de transaction dont vous maitrisez l’onglet conformite, le module inclus fait le travail. Vous voyez vos dossiers, vous connaissez vos gens, et la reconstitution avant un controle reste faisable en une journee. Ajouter un outil de supervision dans ce cas ne resout aucun probleme reel.
Le verdict
Le module inclus suit des dossiers, Vigilaria supervise des personnes. Tant que la vigilance tient dans une tete et dans un couloir, le module suffit. Des que la carte porte des mandataires disperses que vous ne croisez pas, il vous manque l’axe par agent, la trace horodatee des consultations et l’export en un fichier. C’est exactement le trou que Vigilaria comble, sans remplacer votre logiciel metier.
Questions frequentes
- Faut il abandonner notre logiciel de transaction ?
- Non, et ce serait une mauvaise idee. Vigilaria ne gere ni les mandats, ni les rapprochements, ni la publication des annonces. Les deux outils cohabitent: le logiciel garde la vie commerciale du dossier, Vigilaria porte la vigilance et sa preuve.
- Nos agents vont ils devoir saisir deux fois les memes donnees ?
- Les references de dossier se reprennent par import au format tableur, et la fiche ne redemande que les elements que le logiciel ne conserve pas: piece de beneficiaire effectif, trace de consultation des listes de gel, origine des fonds et decision motivee.
- Notre editeur annonce un module conforme, cela ne suffit il pas ?
- Un module peut etre conforme dans son principe et rester inexploitable pour un reseau, faute de vue par agent et de journal des consultations. Le test est simple: demandez l’export d’un echantillon de dix huit mois pour trois agents, et regardez le temps que cela prend.
Vigilaria ou le module de conformite du logiciel de transaction
Le module inclus suit des dossiers, Vigilaria supervise des personnes. Tant que la vigilance tient dans une tete et dans un couloir, le module suffit. Des que la carte porte des mandataires disperses que vous ne croisez pas, il vous manque l’axe par agent, la trace horodatee des consultations et l’export en un fichier. C’est exactement le trou que Vigilaria comble, sans remplacer votre logiciel metier.