Outil gratuit
Combien de jours pour reconstituer votre dossier de controle
Un courrier de controle annonce une periode et un perimetre. Commence alors une course: ressortir les dossiers, retrouver les pieces, redemander aux agents ce qu’ils ont fait et esperer que la memoire tienne. Ce calculateur estime la charge de cette reconstitution en heures et en jours ouvres, pour que vous sachiez ce que vous risquez avant de recevoir la lettre.
Jours ouvres de reconstitution
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Sur une base de sept heures reellement travaillees par jour, sans autre dossier en cours.
Dossiers dans le perimetre controle
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Le volume que le controleur peut echantillonner sur la periode annoncee.
Dossiers a reconstituer
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Ceux qui n’ont ni piece datee ni trace de consultation exploitable.
Heures de travail correspondantes
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A repartir entre le referent, le declarant et les agents encore joignables.
Comment le calcul est pose
- Le volume de dossiers multiplie le nombre d’agents de l’echantillon par la periode en mois et par leur rythme d’ouverture.
- La part de dossiers a reconstituer applique a ce volume votre taux de pieces introuvables, seul chiffre qui demande une estimation honnete.
- Le temps unitaire couvre la recherche de la piece, la prise de contact avec l’agent et le classement du resultat.
- La conversion en jours retient sept heures reellement travaillees, parce que la reconstitution n’efface pas le reste du travail.
- Le calcul ne chiffre ni le stress, ni les dossiers qui resteront definitivement incomplets faute d’agent joignable.
Questions frequentes
- Quel taux de pieces introuvables retenir ?
- Faites le test sur cinq dossiers de l’an dernier, pris au hasard chez trois agents differents. Comptez comme introuvable tout dossier ou il manque la piece de beneficiaire effectif, la trace de consultation des listes de gel ou la motivation du niveau retenu. La proportion obtenue est votre taux reel.
- Que devient ce chiffre avec un dispositif tenu au fil de l’eau ?
- Il tombe a une selection de periode et un telechargement. Les pieces sont deja deposees avec leur date, le journal des consultations se lit par agent, et l’export rassemble fiches, pieces, classification applicable et attestations de formation dans un seul fichier.
- Les dossiers d’un agent parti comptent ils dans le perimetre ?
- Oui, et ce sont les plus couteux a reconstituer, puisque personne ne peut plus expliquer ce qui a ete fait. C’est pourquoi un retrait de mandataire doit fermer l’acces sans jamais effacer l’historique de ses fiches et de ses consultations.
Calculateur de la reconstitution
Tout est en acces libre, sans compte a creer. Si vous voulez voir la console de supervision et l’export appliques a votre propre organisation, demandez une demonstration de trente minutes: nous la faisons sur un jeu de dossiers reels anonymises, pas sur une maquette.