Vous ne savez pas si la fiche existe
Un mandataire vous dit avoir fait le necessaire. Vous n’avez ni la fiche, ni sa date, ni la trace de la piece d’identite consultee. La bonne foi ne se verse pas au dossier de controle : la piece datee, oui.
Imprime VG / 01
Objet Supervision de la vigilance
Perimetre Reseaux et enseignes
Promesse portee au dossier
Vous voyez en temps reel quels mandataires sont a jour, et vous sortez le dossier de controle de tout le reseau en un fichier.
Vigilaria relie le telephone de l’agent commercial mandataire a la console du declarant. La fiche de vigilance est remplie sur le terrain, l’arbitrage se fait au siege, et la preuve reste consultable pendant cinq ans.
Perimetre
500
agents commerciaux rattaches a une meme carte professionnelle, suivis dans une seule console.
Preuve
5 ans
de conservation des fiches, des pieces et des consultations, horodatees a la seconde.
Delai
10 min
pour une fiche de vigilance complete, remplie par le mandataire entre deux visites.
Demander une demonstration
Trente minutes, sur votre propre organisation, avec un jeu de dossiers reels anonymises.
Voir les trois perimetres
De l’agence independante au reseau de cinq cents mandataires, facturation au perimetre reel.
Cadre applicable
Professionnels de l’immobilier assujettis au titre du code monetaire et financier, lignes directrices conjointes pour le secteur immobilier, regime de la loi Hoguet et responsabilite du titulaire de la carte a l’egard de ses agents commerciaux.
Constat de depart
Ce que le titulaire de la carte ne voit pas depuis son bureau
Vous repondez du dispositif de vigilance de dizaines de personnes que vous ne croisez jamais. Elles travaillent depuis leur voiture, signent des mandats le samedi et rangent leurs pieces chacune a leur maniere. Le jour du controle, c’est votre nom qui figure sur la carte professionnelle.
Les dossiers a risque restent invisibles
Une societe civile immobiliere acheteuse, un paiement partiel venu de l’etranger, un mandant qui ne se deplace jamais : ces situations appellent une vigilance renforcee. Elles remontent rarement au declarant avant la signature chez le notaire.
La case cochee ne fait pas un dispositif
Les modules integres aux logiciels de transaction produisent au mieux une case par dossier. Ils ne disent ni qui a consulte le registre des gels d’avoirs, ni a quelle date, ni pourquoi le niveau de vigilance retenu etait le bon.
Le controle arrive sans preavis utile
Les agents de la DGCCRF demandent la classification des risques, les procedures internes, un echantillon de dossiers et la preuve de la formation continue. Reconstituer tout cela a la main occupe une semaine et laisse toujours des trous.
Une mission ponctuelle de mise en conformite confiee a un consultant se facture couramment entre 1 500 et 4 000 euros. Elle produit un classeur juste, et ce classeur vieillit des le mois suivant, parce que le dispositif de vigilance n’est pas un document : c’est une tenue continue.
Deroule
Du telephone du mandataire au dossier de controle, en quatre temps
Deux niveaux relies, sans double saisie. Le mandataire renseigne, le declarant arbitre, la machine conserve et restitue.
Sur le terrain
Le mandataire ouvre une fiche par dossier
Au mandat, a l’offre ou au compromis, l’agent commercial ouvre une fiche sur son telephone. Un questionnaire court situe le dossier et calibre automatiquement le niveau de vigilance retenu, du niveau simplifie au niveau renforce.
Pieces et consultations
Chaque etape depose sa preuve horodatee
Identification des parties, recherche du beneficiaire effectif pour les societes, consultation des listes publiques de gel des avoirs, question sur l’origine des fonds. Chaque geste enregistre sa date, sa source et son auteur.
Au siege
Le declarant arbitre ce qui merite un arbitrage
La console remonte les seules fiches qui appellent une decision : vigilance renforcee, incoherence entre l’origine des fonds annoncee et le montage, retard de completude. Le reste avance tout seul et reste consultable.
Restitution
Le dossier de controle sort en un fichier
Vous choisissez une periode, un agent, une agence ou l’ensemble du reseau. Vigilaria assemble les fiches, les pieces, le journal des consultations, la classification des risques en vigueur et les attestations de formation.
Tenue du dispositif
Ce que Vigilaria tient a jour, dossier par dossier
Six fonctions, une seule logique : rien n’est demande deux fois, rien n’est conserve sans raison, rien n’est produit sans date.
Console de supervision du reseau
Taux de completude par agent, par agence et par mois, avec seuils d’alerte que vous fixez vous meme. Les retards partent en relance automatique, puis remontent au correspondant apres sept jours sans reponse.
Fiche mobile guidee en trois niveaux
Le mandataire repond a des questions ecrites dans sa langue de metier, pas dans celle du texte. Dix minutes suffisent pour une vente courante entre particuliers, davantage pour un montage en societe.
Beneficiaire effectif des societes
Pour une societe civile immobiliere acheteuse comme pour une societe d’exploitation, la piece justificative est recherchee, versee au dossier et datee. La source de la consultation reste inscrite a cote de la piece.
Journal des gels d’avoirs et sanctions
Chaque consultation des listes publiques de gel des avoirs laisse une trace nominative, avec l’identite recherchee et l’heure exacte. Le journal se lit par agent, par dossier ou par periode.
Classification des risques versionnee
Un assistant construit la classification des risques et les procedures internes propres a votre enseigne, a partir de votre clientele et de vos zones. Chaque revision annuelle est datee et l’ancienne version reste lisible.
Export du dossier et suivi de formation
Un fichier unique rassemble tout ce qu’un controleur demande, pour la periode et le perimetre choisis. Les attestations de formation continue de la loi Hoguet y sont jointes, agent par agent.
Resultat
Ce que le referent gagne des le premier trimestre
Les gains ne se mesurent pas en fonctions activees mais en heures rendues, en incertitudes levees et en conversations evitees avec un mandataire qui a oublie sa fiche.
La semaine de reconstitution disparait
Preparer un controle a la main, c’est ressortir les dossiers, retrouver les pieces, redemander aux agents ce qu’ils ont fait et esperer que la memoire tienne. L’export remplace cette semaine par une selection de periode et un telechargement.
Le retard se voit avant de devenir un trou
Une fiche non close depuis onze jours est un incident mineur. La meme fiche retrouvee neuf mois plus tard, sans son auteur et sans sa date, devient un manquement. La console montre les onze jours.
Le mandataire cesse d’etre laisse seul
Un agent commercial n’est pas un juriste. Une fiche guidee qui pose les bonnes questions dans le bon ordre lui evite de trancher seul, sur un parking, une question de beneficiaire effectif qu’il n’a jamais eu a traiter.
Le renouvellement de carte se prepare sans veille
Formation continue, attestations, procedures internes a jour : les pieces attendues lors du renouvellement de la carte professionnelle sont deja rassemblees et datees, agence par agence.
Retours de terrain
Des reseaux qui ont deja sorti leur dossier
Trois structures de tailles differentes, trois usages differents, la meme piece produite au bout.
« Nous avons 214 mandataires sur quatre departements. Avant, je demandais leurs fiches par courriel et j’en recevais la moitie. Aujourd’hui, j’ouvre la console le lundi matin et je sais qui est en retard, sur quel dossier, depuis combien de jours. »
« Le controle a porte sur dix huit mois et six agences. Nous avons remis l’export en une fois, avec les fiches, les consultations et la classification des risques versionnee. Le dossier a ete clos sans suite. »
« Ce qui a change, c’est la remontee des societes civiles immobilieres acheteuses. Elles arrivent maintenant dans ma file d’arbitrage au moment de l’offre, plus la veille de la signature chez le notaire. »
32 000
titulaires de la carte professionnelle transaction en France, tous assujettis a la vigilance.
500
agents commerciaux mandataires suivis au maximum sous une meme carte, dans une seule console.
3
niveaux de vigilance calibres par le questionnaire de risque, du simplifie au renforce.
5 ans
de conservation des pieces et des traces, duree prevue par le code monetaire et financier.
Une caution juridique, pas une promesse
Le referentiel de questions et la trame de classification des risques ont ete relus par Maitre Elodie Fabregues, avocate au barreau de Bordeaux, en droit immobilier et en conformite. La trame de classification est remise en clair avant toute souscription : vous jugez la qualite du travail sur piece, pas sur parole.
Perimetres et tarifs
Trois perimetres, selon la taille de votre carte
Prix mensuels hors taxes, sans engagement de duree, resiliables a la fin du mois en cours. Aucun paiement en ligne : la souscription se fait apres un echange et un devis nominatif.
Registre des mandats
Agence independante titulaire d’une carte professionnelle transaction, jusqu’a six collaborateurs et mandataires rattaches.
79 EUR euros HT par mois- Fiches de vigilance guidees en trois niveaux, dossiers illimites
- Questionnaire de risque calibrant automatiquement le niveau de vigilance
- Recherche et conservation de la piece de beneficiaire effectif
- Controle horodate sur les listes publiques de gel des avoirs
- Classification des risques et procedures internes de l’agence, revisables chaque annee
- Export du dossier de controle en un fichier unique
- Conservation des pieces pendant cinq ans, hebergement en France
- Assistance par courriel, reponse sous un jour ouvre
Perimetre le plus demande
Carte T
Enseigne de deux a quinze agences, avec un declarant et un correspondant designes au niveau du groupe.
199 EUR euros HT par mois- Tout le contenu de la formule Registre des mandats, sur l’ensemble des agences
- Console de supervision, completude par agence, par collaborateur et par mois
- File des dossiers a vigilance renforcee en attente d’arbitrage du declarant
- Relance automatique des retards et escalade au correspondant apres sept jours
- Classification des risques commune, versionnee et diffusee a toutes les agences
- Suivi de la formation continue et des attestations, agence par agence
- Export du dossier de controle par agence, par collaborateur et par periode
- Prise en main accompagnee et parametrage initial du referentiel de l’enseigne
Attestation d’habilitation
Reseau de trente a cinq cents agents commerciaux mandataires rattaches a une meme carte professionnelle.
249 EUR euros HT par mois au minimum, puis 0,90 euro HT par agent actif- Tout le contenu de la formule Carte T, sur l’ensemble du reseau
- Fiche de vigilance mobile pour chaque mandataire, remplissable en dix minutes
- Tableau de completude par agent, par region et par mois, avec seuils d’alerte
- Journal des consultations du registre des gels d’avoirs, agent par agent
- Suivi de l’existence et de la date des declarations de soupcon, sans stocker leur contenu
- Export du dossier de controle de tout le reseau en un fichier unique
- Rattachement et retrait des mandataires en libre service, sans intervention
- Refacturation possible dans les frais de reseau, avec releve mensuel par agent
Un reseau de 300 mandataires actifs se situe a 270 euros hors taxes par mois, soit 0,90 euro par agent, moins que le cout horaire d’un juriste pour la meme journee de reconstitution. Les enseignes qui gerent a la fois des agences et des mandataires combinent les perimetres Carte T et Attestation d’habilitation sur un seul contrat.
Avant de signer
Les questions que pose le referent avant de signer
Un reseau de mandataires est il responsable de la vigilance de ses agents commerciaux ?
Oui. L’assujettissement pese sur le professionnel titulaire de la carte professionnelle transaction, et les agents commerciaux mandataires agissent sous cette carte. Le dispositif de vigilance, la classification des risques et les procedures internes doivent couvrir leur activite, et le declarant designe repond pour l’ensemble.
C’est precisement la raison d’etre de Vigilaria : donner au titulaire de la carte une vue nominative sur ce que font, ou ne font pas, les personnes qui engagent sa responsabilite.
Que contient exactement le dossier de controle exporte ?
Un fichier unique, organise par agent puis par dossier, contenant les fiches de vigilance completes avec leur horodatage, les pieces d’identification, les pieces de beneficiaire effectif et leur source, le journal des consultations des listes publiques de gel des avoirs, les decisions motivees de niveau de vigilance, la classification des risques dans la version applicable a la periode, et les attestations de formation continue.
Stockez vous le contenu des declarations de soupcon ?
Non, jamais. Seules l’existence d’une declaration et sa date sont tracees, afin que le dispositif montre qu’il vit, sans qu’aucun element de contenu ne quitte le circuit prevu. Le principe de confidentialite attache a la declaration est ainsi respecte, et personne dans votre organisation ne peut relire depuis Vigilaria ce qui a ete declare.
Comment le niveau de vigilance est il calibre ?
Par un questionnaire court renseigne a l’ouverture du dossier : qualite des parties, presence d’une personne morale, nature et provenance des fonds, zone geographique, ecart entre le prix et l’estimation, mode de detention du bien.
Le questionnaire propose un niveau, simplifie, standard ou renforce, et le declarant peut le relever a tout moment. Un niveau abaisse exige une motivation ecrite, qui reste attachee au dossier.
Nos mandataires utilisent deja un logiciel de transaction, faut il tout ressaisir ?
Non. La fiche de vigilance ne redemande que ce qui manque au logiciel de transaction : la piece de beneficiaire effectif, la trace de consultation des listes de gel, la question sur l’origine des fonds et la decision motivee. Les references de dossier sont reprises par import de fichier au format tableur, et le mandataire retrouve ses dossiers en cours des l’ouverture de la fiche.
Combien de temps prend le parametrage de la classification des risques ?
Une seance de deux heures avec le declarant suffit dans la grande majorite des cas. L’assistant part de votre clientele reelle, de vos zones d’intervention, de votre part de transactions en societe et de votre volume annuel, puis produit une classification ecrite et des procedures internes que vous corrigez ligne a ligne. La revision annuelle demande ensuite moins d’une heure.
Ou sont hebergees les donnees et pendant combien de temps ?
Les donnees sont hebergees en France, chez un prestataire etabli dans l’Union europeenne. Les pieces et les traces liees a la vigilance sont conservees cinq ans a compter de la fin de la relation d’affaires, conformement au code monetaire et financier, puis supprimees automatiquement. Vous conservez a tout moment la possibilite d’exporter l’integralite de vos donnees.
Que se passe t il quand un mandataire quitte le reseau ?
Vous retirez son rattachement en libre service. Son acces mobile est ferme immediatement, la facturation cesse le mois suivant, et l’ensemble de ses fiches, pieces et consultations reste dans le dossier du reseau pour la duree de conservation restante. Un depart ne cree donc jamais de trou dans le dossier de controle.
Le Registre de vigilance
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Prise de contact
Parlons de votre perimetre de vigilance
Dites nous combien d’agences et combien d’agents commerciaux dependent de votre carte, et qui tient aujourd’hui le role de declarant. Nous preparons la demonstration sur une organisation comparable a la votre, avec des dossiers reels anonymises.
Vous repartez avec la trame de classification des risques et un exemple complet de dossier de controle exporte, que vous soyez client ou non.
Reponse sous un jour ouvre, du lundi au vendredi. Voie directe : jimenezjulien42@gmail.com. Aucun paiement n’est demande a cette etape.